Arvoisat Kutsuvieraat,
Distinguished Guests,
Lämpimästi tervetuloa ulkoasiainministeriön viisumipalvelukeskuksen avajaisiin!
Warmly welcome to Kouvola to the Opening ceremony of Ministry for Foreign Affairs’ Visa Service Centre!
Suomen vastaanottamien Schengen-viisumihakemusten määrä on ollut viime vuosina nopeassa kasvussa. Suomen ulkomaanedustustot käsittelivät vuonna 2011 yhteensä runsaat 1,2 miljoonaa (1 258 999) viisumihakemusta, jossa kasvua edelliseen vuoteen oli 23 prosenttia.
Suuret hakemusmäärät ovat olleet aivan erityinen haaste jo usean vuoden ajan juuri Venäjän edustustoissamme, joissa käsiteltiin viime vuonna lähes 95 prosenttia kaikista Suomen edustustoihin jätetyistä viisumihakemuksista. Suurin viisumiedustustomme on Pietarin pääkonsulaatti, jossa yksin käsiteltiin viime vuonna reilut 930 000 (936 620) viisumihakemusta – kasvua edelliseen vuoteen oli 26 prosenttia.
Suomen kuten Schengen-kumppanimaidemmekaan edustustoja ei ole mitoitettu, eikä useimmiten muutoinkaan resursoitu tämän laajuiseen nopeasti kasvavaan palvelutoimintaan. Olemmekin tässä tilanteessa joutuneet etsimään innovatiivisia ratkaisuja, jotka olisivat mahdollisimman mutkattomia ja sujuvia niin viisumiasiakkaillemme kuin viisumipäätöksiä tekevälle henkilöstöllemme. Keskeisenä tavoitteenamme tässä kehitystyössä on ollut varmistaa ajoissa toteutetuilla uudistuksilla laadukkaiden viisumipalvelujen tarjoaminen Venäjällä EU:n ja Venäjän yhteisenä tavoitteena olevan viisumivapauden toteutumiseen asti.
Tästä syystä Suomi otti jo pari vuotta sitten Venäjällä ja Ukrainassa käyttöön ns. viisumikeskustoimintamallin eli viisumihakemusten vastaanoton ja päätösten luovutuksen ulkoistamisen. Asiakkaat voivat halutessaan asioida mahdollisimman vaivattomasti logistisesti edullisessa paikassa sijaitsevassa viisumikeskuksessa ilman jonotus- tai edes ajanvaraustarvetta. Tämä mahdollistaa viisumipalvelujen joustavan, kysyntälähtöisen tuottamisen kunkin kohdealueen erityistarpeisiin sopeuttaen ja samalla mahdollistaen entistä sujuvamman asiakaspalvelun. Viisumihakemuksen voi täyttää nettihakemuksena internetissä, joka entisestään nopeuttaa hakemusasiointia viisumikeskuksessa. Tämä uusi toimintamalli on saanut erittäin myönteisen vastaanoton.
Vielä kuluvan kuun aikana saamme kolme uutta viisumihakemuksia vastaanottavaa toimipistettä Ukrainassa. Kiovan ja Lvin lisäksi viisumihakemuksia voi jatkossa jättää myös Odessassa, Harkovassa ja Donetskissa. Lokakuussa avaamme kaksi uutta viisumikeskusta Venäjällä, Murmanskissa ja Petroskoissa. Viisumikeskukset ja niitä täydentävä etätoimipisteiden (satelliittien) verkosto on välttämätön Schengenin siirtyessä yhä laajemmin biometristen tunnisteiden käyttöön. Tämä verkosto mahdollistaa hakemusten jättämisen ja biometristen tunnisteiden tallentamisen mahdollisimman vaivattomasti lähellä hakijan kotipaikkaa ilman tarvetta matkustaa entiseen tapaan asioimaan suurlähetystöömme tai konsulaattiin.
Liki päivälleen vuosi sitten ulkoministeriö käynnisti maahantuloasiakirjojen sähköistämistä selvittävän kokonaishankkeen. Työnimenään monille teillekin jo tutuksi tullut ELVIS (= Electric Visa Processing)
Hankkeen ensimmäisessä vaiheessa (ELVIS I) kartoitettiin vaihtoehtoja ja selvitettiin mahdollisuuksia toteuttaa aika- ja paikkariippumaton viisumikäsittely, jolloin asiakirjoja ja hakemusaineistoa (passit, liitteet ym.) ei ole tarpeen kuljettaa hakemuksen jättöpisteen ja käsittelypisteen välillä. Lisäksi tutkittiin mahdollisuutta perustaa Suomeen viisumipalvelukeskus.
Tämän Elvis II-vaiheen tavoitteenaon ollut määritellä ja toteuttaa toiminnallisen pilotoinnin avulla sähköistä käsittelyä hyödyntävä viisumikäsittelyprosessi ja -järjestelmä, ottaa käyttöön uudet toimintatavat – uusi prosessi ja uusi järjestelmä – Kouvolaan perustettavassa viisumipalvelukeskuksessa sekä Pietarin pääkonsulaatissa.
Hanketoteutuksessa ulkoministeriö on halunnut ottaa huomioon alueellistamisen vaatimukset luomalla uusia työpaikkoja rakenteellisen muutoksen alueelle. Pilottivaiheen aikana viisumipalvelukeskus työllistää 60 henkeä. Kouvolan uudet ulkoministeriöläiset pääsevät nyt yhdessä Pietarin pääkonsulaatin viisumivirkailijoiden kanssa ensimmäisinä hyödyntämään tätä uutta järjestelmää työssään. Tässä yhteydessä haluankin toivottaa teidät kaikki lämpimästi tervetulleiksi ministeriömme palvelukseen!
Elvis -projektiryhmä on tehnyt kerrassaan upeaa työtä projektipäällikkö Katja-Marika Puittisen ammattitaitoisella johdolla! Ilman teidän kaikkien mittavaa panosta emme olisi täällä tänään. Teidän kohdalla Ennakkoluulottomuudella ja Joustavuudella on aivan erityinen merkitys. Luova ongelmien ratkaisukykynne on saanut jatkuvia haasteita. Ja te olette vastanneet näihin haasteisiin! Suurkiitos koko tiimille!
Koko Pietarin edustuston vankkumaton tuki on ollut ja tulee olemaan korvaamattoman tärkeää hanketoteutukselle. Siitä teille kuuluu suuri kiitos!
Merkittävää tukea ELVIS-hankkeellemme olemme saaneet lukuisilta sisäasiainhallinnon kollegoilta, niin Poliisin eri toimintayksiköiltä kuin Rajavartiolaitokselta. Kiitosten ohella haluan toivottaa nämä molemmat tahot myös lämpimästi tervetulleiksi työskentelemään viisumipalvelukeskukseen yhteisen haasteemme – laittoman maahantulon – vastaista työtä tehostamaan.
Erityinen kiitos on paikallaan myös ulkoministeriön hallintopalveluille, jossa on kyetty lukuisten muiden kiireellisten kehityshankkeiden ohessa antamaan arvokasta asiantuntemusta Elvis-hankkeelle sen eri vaiheissa, joskus vakiintuneisiin toimintatapoihin nähden hyvinkin luovien ratkaisujen muodossa..
Viisumiulkoistuskumppanimme VFS Global on tuonut mukanaan vankan toimialaosaamisen ja globaalin tiiminsä huippuammattitaidon,
I wish to pay particular attention to the special effort VFS Global has invested in this ELVIS-project. Their professionalism combined with the vast resources of their global network has proven to be essential in order to achieve our set target. It is impossible to overemphasize in this context the importance of the personal dedication of Mr. Srinarayan Sankaran, Head of VFS Global in Russia and CIS.
Ja viimeksi mutta ei suinkaan vähiten, haluan osoittaa lämpimät kiitokseni Kouvolan kaupungille ja Senaatti-kiinteistöille. Ammattitaitoisine ja tehokkaine yhteistyötahoinenne olette kukin osaltanne olleet keskeisessä roolissa tämän hankkeen viemisessä läpi tässä tiiviissä aikataulussa!
